Motion – 2004 / 11
År: 2004
Nummer: 11
Motionsställare: Lars Lingvall, fullmäktig i kvarteret Segelbåten
Förteckningar över förtroendevalda
Förteckningar över de förtroendevalda inom SKB – styrelse, hyresutskott, valberedning och revisorer, fullmäktige samt sammankallande inom kvartersråden – sammanställs och skickas ut på papper till de förtroendevalda varje år efter det att SKB:s ordinarie stämma har hållits.
Uppgifterna om styrelsen är föredömligt utförliga, med uppgifter om adress, olika slags telefonnummer samt e-postadress för de allra flesta. Detsamma gäller uppgifterna om hyresutskottet, och uppgifterna om valberedningen är nästan lika utförliga.
För de sammankallande inom kvartersråden anges oftast bostads- eller arbetstelefon, medan uppgift om e-postadress förekommer sparsamt. Uppgifterna känns dock inte helt tillförlitliga. Vissa felaktiga uppgifter från 2002 års förteckning finns till exempel fortfarande kvar i 2003 års förteckning.
För fullmäktige anges inga som helst telefonnummer eller e-postadresser. Inte ens för de fullmäktige som också är sammankallande och har telefonnummer angivet i förteckningen över dem anges något telefonnummer.
För att SKB ska kunna fungera som demokratisk förening måste det vara möjligt att nå de förtroendevalda på olika nivåer. Den föredömliga listan över styrelseledamöter möjliggör det. För mer informella kontakter mellan kvarteren i olika frågor vore det en fördel om kvaliteten på uppgifterna om de sammankallande i kvartersråden kunde förbättras och uppgifter om telefonnummer och e-postadress till de personer som är valda som fullmäktige – och därmed tillhör de aktiva inom kvarteren – kunde läggas till.
För en förtroendevald på lägre nivå kan man knappast kräva att arbetstelefon eller eventuellt förekommande e-postadress ska anges, men det är konstigt och opraktiskt att i förteckningen utesluta telefonnummer som är helt offentliga till exempel vid sökning i telefonregister på Internet.
För att förbättra kvaliteten på adressuppgifterna bör rutinerna på SKB centralt ses över. Åtgärder skulle kunna avse sådant som ändamålsenligt utformade formulär på papper och elektroniskt på SKBs webbplats och att de personer som väljs ges möjlighet att anmäla de uppgifter de vill ha med i förteckningarna och med jämna mellanrum tillfrågas om sina uppgifter.
Men det ligger självfallet också ett ansvar hos de enskilda kvartersråden och medlemmarna. Även om SKB centralt påminner om och ger goda möjligheter att anmäla uppgifter kommer kvaliteten på dem i stor utsträckning att bero på att enskilda personer anmäler korrekta uppgifter och också anmäler ändringar.
Eftersom uppgifterna kan ändras när som helst under året, medan förteckningar på papper inte rimligen kan skickas ut särskilt ofta, borde dessa kontaktuppgifter finnas tillgängliga på SKB:s webbplats. De bör dock av integritetsskäl vara tillgängliga endast för ungefär samma personer som i dag får uppgifterna på papper. Det skulle kunna ordnas genom en speciell del av webbplatsen som kräver särskilt lösenord eller genom kontroll mot medlemsnumret, som anges vid inloggning.
Mot denna bakgrund föreslår jag stämman besluta
att ge styrelsen i uppdrag att se över rutinerna på SKB centralt för hanteringen av telefon- och adressuppgifter för förtroendevalda i syfte att förbättra kvaliteten på uppgifterna,
att rutinerna ska inkludera att de personer som valts till förtroendeposter ges möjlighet att anmäla telefon- och adressuppgifter som de önskar ha med i förteckningarna,
att uppgifterna om fullmäktige ska utökas med anmälda uppgifter om telefonnummer och e-postadress samt
att ge styrelsen i uppdrag att publicera kontaktuppgifterna om förtroendevalda på SKB:s webbplats med lämpligt begränsad åtkomstbehörighet.
Uppgifterna om styrelsen är föredömligt utförliga, med uppgifter om adress, olika slags telefonnummer samt e-postadress för de allra flesta. Detsamma gäller uppgifterna om hyresutskottet, och uppgifterna om valberedningen är nästan lika utförliga.
För de sammankallande inom kvartersråden anges oftast bostads- eller arbetstelefon, medan uppgift om e-postadress förekommer sparsamt. Uppgifterna känns dock inte helt tillförlitliga. Vissa felaktiga uppgifter från 2002 års förteckning finns till exempel fortfarande kvar i 2003 års förteckning.
För fullmäktige anges inga som helst telefonnummer eller e-postadresser. Inte ens för de fullmäktige som också är sammankallande och har telefonnummer angivet i förteckningen över dem anges något telefonnummer.
För att SKB ska kunna fungera som demokratisk förening måste det vara möjligt att nå de förtroendevalda på olika nivåer. Den föredömliga listan över styrelseledamöter möjliggör det. För mer informella kontakter mellan kvarteren i olika frågor vore det en fördel om kvaliteten på uppgifterna om de sammankallande i kvartersråden kunde förbättras och uppgifter om telefonnummer och e-postadress till de personer som är valda som fullmäktige – och därmed tillhör de aktiva inom kvarteren – kunde läggas till.
För en förtroendevald på lägre nivå kan man knappast kräva att arbetstelefon eller eventuellt förekommande e-postadress ska anges, men det är konstigt och opraktiskt att i förteckningen utesluta telefonnummer som är helt offentliga till exempel vid sökning i telefonregister på Internet.
För att förbättra kvaliteten på adressuppgifterna bör rutinerna på SKB centralt ses över. Åtgärder skulle kunna avse sådant som ändamålsenligt utformade formulär på papper och elektroniskt på SKBs webbplats och att de personer som väljs ges möjlighet att anmäla de uppgifter de vill ha med i förteckningarna och med jämna mellanrum tillfrågas om sina uppgifter.
Men det ligger självfallet också ett ansvar hos de enskilda kvartersråden och medlemmarna. Även om SKB centralt påminner om och ger goda möjligheter att anmäla uppgifter kommer kvaliteten på dem i stor utsträckning att bero på att enskilda personer anmäler korrekta uppgifter och också anmäler ändringar.
Eftersom uppgifterna kan ändras när som helst under året, medan förteckningar på papper inte rimligen kan skickas ut särskilt ofta, borde dessa kontaktuppgifter finnas tillgängliga på SKB:s webbplats. De bör dock av integritetsskäl vara tillgängliga endast för ungefär samma personer som i dag får uppgifterna på papper. Det skulle kunna ordnas genom en speciell del av webbplatsen som kräver särskilt lösenord eller genom kontroll mot medlemsnumret, som anges vid inloggning.
Mot denna bakgrund föreslår jag stämman besluta
att ge styrelsen i uppdrag att se över rutinerna på SKB centralt för hanteringen av telefon- och adressuppgifter för förtroendevalda i syfte att förbättra kvaliteten på uppgifterna,
att rutinerna ska inkludera att de personer som valts till förtroendeposter ges möjlighet att anmäla telefon- och adressuppgifter som de önskar ha med i förteckningarna,
att uppgifterna om fullmäktige ska utökas med anmälda uppgifter om telefonnummer och e-postadress samt
att ge styrelsen i uppdrag att publicera kontaktuppgifterna om förtroendevalda på SKB:s webbplats med lämpligt begränsad åtkomstbehörighet.
Styrelsens utlåtande och förslag till beslut
Motionären föreslår vissa förbättringar av rutinerna för och utformningen av förteckningar över förtroendevalda.
Den beskrivning som ges i motionen över de förteckningar som används i SKBs interna arbete och som en gång om året skickas ut till alla förtroendevalda är riktig. Styrelsen delar motionärens uppfattning att det är möjligt och önskvärt att förbättra rutinerna och även innehållet i förteckningarna för att tillgodose de förtroendevaldas behov av att bättre kunna nå varandra.
SKBs fullmäktige med suppleanter omfattar nästan 200 personer. De sammankallande i kvartersråden är drygt 50 personer. Det är fråga om en avvägning mellan behov och resurser när man bestämmer ambitionsnivån för den här typen av förteckningar. Ju fler variabler man för in i ett register, desto mer krävs för att hålla uppgifterna aktuella. Man bör i sammanhanget också försöka bedöma hur ofta förteckningarna används och av vilka. Är det rimligt att vid ett antal tillfällen om året kontrollera telefonnummer och e-postadresser, om endast ett mycket litet antal medlemmar har behov av dessa och då skulle kunna slå upp i allmänna register? Det är också bekant att det bland fullmäktige finns ledamöter som inte vill lämna ut sina e-postadresser.
Styrelsen är positiv till motionärens förslag om översyn av rutinerna när det gäller förteckningar över de förtroendevalda och utformningen av dessa.
Styrelsen föreslår fullmäktige
att bifalla motionens två första yrkanden,
att bifalla det tredje yrkandet, förutsatt att bara de fullmäktigeledamöter som gett sitt samtycke omfattas, samt
att ge styrelsen i uppdrag att undersöka frågan om att publicera förteckningar över förtroendevalda på hemsidan.
Den beskrivning som ges i motionen över de förteckningar som används i SKBs interna arbete och som en gång om året skickas ut till alla förtroendevalda är riktig. Styrelsen delar motionärens uppfattning att det är möjligt och önskvärt att förbättra rutinerna och även innehållet i förteckningarna för att tillgodose de förtroendevaldas behov av att bättre kunna nå varandra.
SKBs fullmäktige med suppleanter omfattar nästan 200 personer. De sammankallande i kvartersråden är drygt 50 personer. Det är fråga om en avvägning mellan behov och resurser när man bestämmer ambitionsnivån för den här typen av förteckningar. Ju fler variabler man för in i ett register, desto mer krävs för att hålla uppgifterna aktuella. Man bör i sammanhanget också försöka bedöma hur ofta förteckningarna används och av vilka. Är det rimligt att vid ett antal tillfällen om året kontrollera telefonnummer och e-postadresser, om endast ett mycket litet antal medlemmar har behov av dessa och då skulle kunna slå upp i allmänna register? Det är också bekant att det bland fullmäktige finns ledamöter som inte vill lämna ut sina e-postadresser.
Styrelsen är positiv till motionärens förslag om översyn av rutinerna när det gäller förteckningar över de förtroendevalda och utformningen av dessa.
Styrelsen föreslår fullmäktige
att bifalla motionens två första yrkanden,
att bifalla det tredje yrkandet, förutsatt att bara de fullmäktigeledamöter som gett sitt samtycke omfattas, samt
att ge styrelsen i uppdrag att undersöka frågan om att publicera förteckningar över förtroendevalda på hemsidan.
Beslut
Föreningsstämman beslöt i enlighet med styrelsens förslagatt ge styrelsen i uppdrag att se över rutinerna för hantering av telefon- och adressuppgifter för förtroendevalda i syfte att förbättra kvaliteteten på uppgifterna att rutinerna ska inkludera att de personer som valts till förtroendeposter ges möjlighet att anmäla telefon- och adressuppgifter som de önskar ha med i förteckningarna, att uppgifterna om fullmäktige ska utökas med anmälda uppgifter om telefonnummer och e-postadress, förutsatt att bara de fullmäktigeledamöter som gett sitt samtycke omfattas samt att ge styrelsen i uppdrag att undersöka frågan om att publicera förteckningar över förtroendevalda på hemsidan.