Motion – 2021 / 11

År: 2021
Nummer: 11
Motionsställare: Lars Lingvall, fullmäktig Segelbåten

Mejl till ett organ med förtroendevalda – som styrelsen – bör nå samtliga ledamöter och suppleanter

Förslaget i korthet

Mejl till styrelsens gemensamma e postadress når inte alla i styrelsen utan bara någon enstaka – eller kanske ingen. Det är förvaltningen som bestämmer vilka som får ett visst mejl.
Det är demokratiskt oacceptabelt både gentemot den medlem som vill föra fram en fråga till styrelsen och gentemot den enskilda styrelseledamoten, som inte har möjlighet att ta ansvar för hur frågorna hanteras i styrelsen utan att ha tillgång till de mejl som skickas till styrelsen.

Rutinerna bör därför ändras så att ett mejl till styrelsen når alla i styrelsen utan större försening. Mejladresserna till valberedningen och hyresutskottet fungerar på liknande sätt. Rutinerna bör därför ändras även för dem. Den som mejlar till styrelsen@skb.org förväntar sig nog att mejlet når styrelsen. Men så är inte fallet. Ingen ledamot kan logga in på adressen, och mejlen vidarebefordras inte heller automatiskt till alla ledamöter och suppleanter (på liknande sätt som mejl till kvartersradet@skbsegelbaten.se vidarebefordras till alla i kvartersrådet).

Det är i stället några i förvaltningen (vilka vill SKB inte uppge) som bestämmer vilka som får mejlet. Gäller mejlet något som styrelsen ansvarar för skickas det till styrelsens ordförande eller någon annan i styrelsen som arbetar med frågan. Annars hanteras mejlet inom förvaltningen.

Vill man att hela styrelsen ska ta del av mejlet kan man ange det som ett önskemål, och då tar styrelsens ordförande ställning till det, har SKB uppgett. Men den informationen finns inte på hemsidan. Hur ska man då kunna veta att det fungerar så? Och är det rimligt?

Enda kontaktuppgift som anges för styrelsen är den gemensamma mejladressen, men den fungerar alltså inte som adress för att nå hela styrelsen.

Inte ens principiellt viktiga mejl (om begränsningar av motionsrätten och om att styrelsen har brutit mot ett stämmobeslut) har nått alla i styrelsen utan bara enstaka.

Detta är inte demokratiskt acceptabelt gentemot den medlem som vill föra fram en fråga till styrelsen eller gentemot den enskilda styrelseledamoten, som inte har möjlighet att ta ansvar för hur frågorna hanteras i styrelsen utan att ha tillgång till de mejl som skickas till styrelsen.

På liknande sätt fungerar mejladresserna till valberedningen och hyresutskottet. Ett mejl når bara någon enstaka eller fördröjs åtskilligt – det är vad man kan förvänta sig.

Det borde vara självklart att mejl som skickas till en gemensam adress för ett organ med förtroende valda ledamöter,styrelsen, valberedningen eller hyresutskottet – utan dröjsmål kommer till dem som adressen är gemensam för. Av praktiska skäl kan dock undantag göras för mejl som är uppenbart feladresserade och sådant som är spam.

Jag yrkar att föreningsstämman beslutar att ge styrelsen i uppdrag att se till att varje mejl till den gemensamma adressen för styrelsen, hyresutskottet respektive valberedningen – utom uppenbart feladresserade mejl och spam utan dröjsmål når samtliga som adressen är gemensam för.