Motion – 2022 / 38
År: 2022
Nummer: 38
Motionsställare: Lars Lingvall, fullmäktig Segelbåten
Mejl till förtroendevalda
Motionen i korthet
Mejl till mejladressen för styrelsen, valberedningen respektive hyresutskottet når inte alla leda- möter i respektive organ utan kanske bara någon eller några, ibland ingen, och det går inte att veta vilka och när.
Vid senaste stämman sade styrelsen och stämman nej till mitt förslag att ett mejl till någon av dessa gemensamma adresser skulle vidarebefordras automatiskt till alla ledamöter i respektive organ.
Ett minimikrav är då att den som har skickat ett sådant mejl får veta vilka som får del av det. Respektive organ bör därför få i uppdrag att skicka sådana svar på inkomna mejl.
Den som mejlar till någon av de gemensamma adresserna för styrelsen, valberedningen eller hyresutskottet tror nog att alla ledamöter får del av mejlet. Men så är det inte.
Ett mejl till styrelsen kanske hanteras av förvaltningen eller en enstaka styrelseledamot, och beträffande ett mejl till hyresutskottet och valberedningen går det inte att veta om och när det blir läst – och av vilka. Så bör det rimligen inte fungera i en kooperativ medlemsförening.
Förra året föreslog jag att varje mejl till styrelsen, hyresutskottet respektive valberedningen skulle skickas vidare automatiskt till samtliga som adressen är gemensam för. På det sättet skulle varje ledamot i respektive organ kunna se varje fråga som kom in och ta ansvar för hur den hanterades.
Jag tyckte att det var en enkel och effektiv åtgärd. Men styrelsen avstyrkte förslaget, och stämman avslog det.
Ett minimikrav tycker jag då är att den som skickar ett mejl till någon av dessa gemensamma adresser får en bekräftelse på att mejlet har tagits emot och dessutom en uppgift om vilka som får del av mejlet.
Det bör respektive organ få i uppdrag att ordna.
Jag yrkar att föreningsstämman beslutar
att ge styrelsen i uppdrag att se till att varje mejl till adressen styrelsen@skb.org får ett svar som anger vilka som får del av mejlet,
att ge hyresutskottet i uppdrag att se till att varje mejl till adressen hyresutskottet@skb.org får ett svar som anger vilka som får del av mejlet,
att ge valberedningen i uppdrag att se till att varje mejl till adressen valberedningen@skb.org får ett svar som anger vilka som får del av mejlet.
Styrelsens utlåtande och förslag till beslut
Styrelsen anser i linje med motionären att det är viktigt att medlemmen som adresserat en fråga till styrelsen@skb.org får en återkoppling av vem som kommer att besvara ärendet.
Styrelsen har beslutat att inkommande mejl till adressen styrelsen@skb.org öppnas av styrelsens sekreterare. Denna gör tillsammans med styrelsens ordförande en bedömning om ärendet rör en förvaltningsfråga eller en fråga som styrelsen har att hantera. En majoritet av de ärenden som inkommer via styrelsen@skb.org handlar om SKBs förvaltning och hanteras av denna del av organisationen. Svar i förvaltningsärenden lämnas normalt av den handläggare som är mottagare av och ansvarig för ärendet.
De ärenden som berör styrelsen vidarebefordras till styrelsens ordförande som normalt hanterar dessa ärenden. Inkomna ärenden besvaras av styrelsens ordförande eller av vd, på uppdrag av styrelsen. Styrelsens ordförande återrapporterar numera inkomna mejl genom att styrelsens sekreterare, inför varje styrelsesammanträde, upprättar en lista över inkommande mejl. Det innebär att styrelsens ledamöter får information i ärenden som berör styrelsen.
Även om ärenden når styrelseledamöter på annat sätt än via styrelsen@skb.org hanteras de på det sätt som redovisas ovan.
Ärenden som rör valberedningen vidarebefordras av styrelsens sekreterare till valberedningens ordförande och sekreterare för hantering. Mejl till hyresutskottet hanteras självständigt av utskottets ledamöter, vilka får avgöra hur ärendet ska hanteras. Styrelsen förordar att det i sam- band med valberedningens och hyresutskottets svar till medlemmen bör framgå vilka personer som fått ta del av ärendet.
Styrelsen föreslår föreningsstämman besluta att anse motionen besvarad.
Beslut
Stämman beslutande att besvara motion 38.